Registro de jornada digital: obligación legal y oportunidad para modernizar la gestión laboral

Hoy hablamos con Damián Valverde Rodilla, Director Territorial Noroeste de Grupo Data, consultora especializada en tres áreas clave para las empresas: cumplimiento normativo, formación y correduría de seguros. Además, Damián es consultor tecnológico, con una amplia trayectoria en la implantación de soluciones digitales. Desde su posición, lidera proyectos en diferentes sectores y conoce de primera mano el impacto que tendrá el nuevo Real Decreto sobre el registro de jornada digital. En la entrevista, analiza el alcance de la normativa y explica cómo herramientas como Datis Go, desarrollada por Grupo Data, permiten a las empresas cumplir con la ley y, al mismo tiempo, modernizar su gestión de recursos humanos.

El reloj de la oficina ya es digital (y obligatorio)

El Gobierno ultima un nuevo Real Decreto que transformará definitivamente el registro de jornada en España, exigiendo que todas las empresas cuenten con un sistema digital, objetivo y accesible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo.

La iniciativa nace de la modificación del Estatuto de los Trabajadores introducida por el Real Decreto-ley 8/2019, y se intentó presentar nuevamente junto con la propuesta de reducción de la jornada a 37,5 horas semanales el pasado verano. Aquello no prosperó, pero el reglamento avanza ahora por su cuenta.

Es importante destacar que el texto aún no está aprobado y podría sufrir cambios de última hora antes de su publicación. Aun así, ya ha superado el período de consulta pública (12–26 de septiembre de 2025) y se encuentra en su fase final de tramitación. Todo apunta a que, una vez publicado, las empresas dispondrán de muy poco margen para adaptarse, por lo que adelantarse será clave para evitar tensiones y facilitar la transición, que siempre conlleva un esfuerzo inicial para organizaciones y personas trabajadoras.

Entrevista

1. El Gobierno prepara un nuevo Real Decreto sobre el registro de jornada digital. ¿En qué consiste exactamente esta nueva normativa y cuándo está previsto que entre en vigor?

El nuevo Real Decreto busca actualizar y clarificar la obligación vigente desde 2019 de registrar la jornada laboral diaria. Ahora da un paso más, exigiendo que el registro sea digital, objetivo y accesible para trabajadores, representantes e Inspección. Aunque todavía no está aprobado, se encuentra en fase avanzada, y se espera que entre en vigor a comienzos de 2026, con un margen muy ajustado de adaptación para las empresas.

2. ¿Por qué se considera necesario actualizar el sistema de control horario en las empresas? ¿Qué problemas se detectaron en el modelo anterior?

El sistema actual es heterogéneo: muchas empresas continúan utilizando hojas manuales o soluciones poco seguras. Esto genera riesgos de manipulación y dificulta la labor de la Inspección. El nuevo decreto pretende homogeneizar criterios y garantizar trazabilidad y protección de los datos, reforzando la transparencia y la confianza entre empresa y persona trabajadora.

3. ¿Qué cambios prácticos supondrá para las empresas y para los trabajadores?

Las empresas deberán contar con un sistema digital homologado que permita conservar y consultar los datos en cualquier momento. Para los trabajadores, supondrá más control y claridad sobre su propia jornada, pudiendo consultar información, crear incidencias o revisar informes cuando lo necesiten.

Como ocurre con cualquier cambio organizativo, tanto empresas como trabajadores afrontarán un esfuerzo inicial de adaptación. Pero ese esfuerzo se traduce después en más organización, menos errores y menos conflictos.

4. Se habla mucho de que el registro deberá ser digital. ¿Qué características mínimas debe tener una herramienta para cumplir con el Real Decreto?

El nuevo reglamento establece varios requisitos técnicos y organizativos. En primer lugar, cada empresa deberá contar con un protocolo interno de registro de jornada, negociado con la representación legal de los trabajadores si la hubiera, y que defina de forma clara cómo se realiza el control horario, cómo se almacenan los datos y quién puede acceder a ellos.

También será obligatoria una formación específica para las personas trabajadoras, para garantizar que saben registrar su jornada correctamente. Esto implica un cambio importante, y por tanto es fundamental acompañar a los equipos en el proceso.

Además, el sistema deberá ser seguro, verificable, inalterable y accesible, respetar la normativa de protección de datos y mantener la información disponible durante el tiempo legalmente establecido.

5. ¿Qué elementos debe ofrecer una herramienta digital de registro para facilitar ese cumplimiento legal y garantizar la transparencia?

Las soluciones que se están desarrollando —y que deberán estar homologadas— suelen incorporar diferentes roles de acceso: trabajador, administrador, representante sindical e inspección. Cada uno accede solo a la información que le corresponde, garantizando trazabilidad y transparencia.

Además, deben permitir generar informes en tiempo real, gestionar horarios, consultar incidencias y conservar una copia segura y no manipulable de los registros.

6. En Grupo Data habéis desarrollado una solución que ya cumple con estos requisitos. ¿En qué se diferencia Datis Go de otras herramientas del mercado?

Datis Go, desarrollada por Grupo Data, va más allá del control horario básico. Es una plataforma integral que combina registro de jornada y gestión de recursos humanos: solicitudes de permisos, pausas, vacaciones, informes, incidencias…

Como consultora 360, en Grupo Data tenemos la capacidad de elaborar el protocolo obligatorio e impartir la formación exigida por el Real Decreto, adaptándonos a la realidad de cada empresa. Somos conscientes de que los cambios requieren un esfuerzo adicional al inicio, y por eso acompañamos a organizaciones y equipos para facilitar una adaptación progresiva y sin fricciones.

A esto se suma una interfaz intuitiva, accesible desde cualquier dispositivo, con un soporte técnico cercano y especializado, y compatibilidad con sistemas de fichaje físico como tarjetas.

7. Además del cumplimiento legal, ¿qué ventajas reales puede aportar a las empresas implantar un sistema como este?

Automatiza procesos, reduce errores, mejora la conciliación y aporta datos fiables para tomar decisiones. Y, sobre todo, aporta tranquilidad tanto a empresa como a trabajadores, porque todo queda registrado y disponible de forma clara y accesible.

8. ¿Cómo afrontáis el proceso de implantación y formación para que el personal se adapte fácilmente?

Acompañamos a cada empresa desde el inicio, tanto en la configuración como en la formación. Siempre tenemos en cuenta que cambiar hábitos requiere tiempo. Por eso nuestro objetivo es que el sistema resulte sencillo, comprensible y no interfiera en la actividad diaria. Nuestro soporte técnico cubre cualquier duda que pueda surgir.

9. Para terminar, ¿qué consejo darías a las empresas que aún no han empezado a prepararse para el registro digital de jornada?

Mi consejo es adelantarse, porque cuando el Real Decreto se publique habrá muy poco tiempo para adaptarse. Preparar al equipo, definir procesos y elegir una herramienta fiable es la mejor forma de evitar estrés, errores y sanciones.

Herramientas como Datis Go demuestran que cumplir la ley también puede convertirse en una oportunidad para avanzar hacia una cultura laboral más moderna y eficiente.

A la vista de lo expuesto, queda claro que la futura implantación del registro de jornada digital supondrá un cambio profundo para empresas y trabajadores. Y aunque el Real Decreto aún no está aprobado y puede incorporar ajustes de última hora, todo apunta a que, una vez publicado, el margen de adaptación será muy reducido.

Por eso, contar con herramientas fiables y con compañías que ofrezcan acompañamiento real en este proceso marcará la diferencia entre una transición complicada y una adaptación ágil y segura. En este sentido, soluciones como Datis Go y el asesoramiento integral de Grupo Data representan una alternativa sólida para quienes prefieran anticiparse y evitar prisas de última hora.

Las empresas interesadas pueden obtener más información en:

www.grupodata.es

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